En un entorno cambiante y de crisis, las empresas tienen que ir a buscar mercado fuera de sus fronteras lo que genera que la gestión y control de gastos de viajes y desplazamiento se convierta en algo fundamental en la cuenta de pérdidas y ganancias de las empresas.

Nuestro objetivo con la gestión de gastos,  es aportar un control exhaustivo del proceso de liquidación de los gastos de desplazamiento y viajes, proveer una visión a 360º (END to END) de quién y cómo se generan los gastos gracias al perfecto cumplimiento de la política vigente en la organización.

Uno de nuestros compromisos, es aportar funcionalidades, tales como: el uso de tarjeta de crédito, aprobaciones electrónicas, gestión de límites y políticas de gastos, integración contables con el ERP así como con los bancos, validaciones de facturas de los proveedores del viaje,  para hacer que la empresa progrese y controle sus gastos sin perjudicar a sus colaboradores, control que se debe hacer antes, durante y después de los viajes o desplazamientos profesionales.

Aprovechamos nuestra amplia experiencia en diversas organizaciones de diferentes sectores de actividad y de diferentes tamaños para ayudar a la definición y desarrollo de procesos eficaces en el control de los gastos, lo que implica que todos los colaboradores trabajen bajo un workflow de trabajo para generar sus solicitudes de viaje, liquidaciones de notas de gastos y validación de facturas.

Para cumplir con los puntos anteriores utilizamos tecnologías probadas que se adecuan  a su entorno y cumplen las siguientes características:

• Amigable al usuario final (WEB, Tablet/iPad, Smartphone)
• Fácil Integración de datos desde sus sistemas actuales
• Rápida instalación en sus servidores / solución SAAS
• Razonable coste de inversión (ROI)

Ver solución tecnológica 

La liquidación de gastos de desplazamiento puede venir de  los gastos manuales, gastos de tarjetas u otro, todos estos gastos deben pasar por un control de la política de reembolso, asignaciones analíticas e imputaciones de anticipos.

El workflow debe permitir la creación de la nota de gastos asociada o no a una petición de desplazamiento o viaje profesional, para luego pasar por la aprobación/rechazo y control de justificantes para terminar con la contabilización automática y pago de de las notas de gastos. 

La gestión de solicitudes de viajes profesionales no es tan simple como parece, de hecho dentro de una solicitud existe dos tipos de solicitudes: Las internas y las externas.
Si las solicitudes externes (aviones, hoteles, alquiler de coche, etc.) parecen evidentes, porque se realizan a través de una agencia de viajes o bien por tramitador de viajes interno, las solicitudes internas se refieren a demanda de anticipo, aceptación de gastos de atención, visa internacionales, etc, las cuales también deben ser incorporados des el origen de una solicitud del viaje de negocio. De otra parte es muy importante entender que las soluciones deben integrase con tarjeta "LOGGED" y con herramientas de la agencia de viaje.

Es por eso que es importante tener en cuenta los diferentes tipos de aprobaciones e imputaciones analíticas en origen (Proyecto, clientes, etc.)

Nosotros, gracias a la amplia experiencia que tenemos, ayudamos a las empresas a gestionar todo el viaje de negocios.

La reducción de gastos es un proceso que contiene muchos detalles importantes cuando se realizan las tareas de Back Office, tareas como: conciliación, punteo manual de tarjeta de crédito y fichero de proveedores de viajes, tareas que son poco rentables y pueden reducirse con sólo presionar un botón. De otra parte las tareas de contabilización de las notas de gastos manuales, gastos de tarjetas o facturas de proveedores  se pueden reducir hasta en un 90% del tiempo dedicado.  

Es conveniente añadir que dentro de este proceso somos capaces de controlar la imputación de anticipos, imputaciones analíticas, refacturación de gastos, reembolso de notas de gastos, entre otros de manera automatizada.